GESTION DE COPROPRIÉTÉS

Éclairage sur la gestion immobilière des copropriétés

Lorsque vous confiez la gestion de vos copropriétés à un gestionnaire professionnel, vous lui confiez une mission complexe qui demande de coordonner des activités administratives, financières et matérielles. Une bonne gestion repose sur des compétences solides et une équipe expérimentée couvrant ces trois niveaux d'intervention.

3 NIVEAUX DE GESTION

1. Administration

  1. Préparer les réunions mensuelles et autres réunions convoquées par les administrateurs, y compris l'ordre du jour, la documentation et le compte-rendu.
  2. Rédiger et diffuser les procès-verbaux et conserver un registre des décisions.
  3. Organiser et assister aux assemblées annuelles et toutes assemblées spéciales.
  4. Gérer la correspondance, les communications et les relations avec les copropriétaires.
  5. Tenir à jour les archives, plans et documents légaux de la copropriété.
  6. Assurer la gestion du personnel et de la paie si applicable.

2. Gestion des ressources financières

  1. Préparer le budget annuel en collaboration avec le conseil d'administration.
  2. Produire les états financiers et rapports périodiques conformes aux principes comptables.
  3. Assurer la tenue de comptes, la conciliation bancaire et la gestion des fonds.
  4. Percevoir les cotisations, émettre les appels de fonds et suivre les impayés.
  5. Gérer les comptes fournisseurs et les paiements selon les modalités établies.
  6. Maintenir des comptes distincts et des registres clairs pour la copropriété.

3. Gestion des ressources matérielles

  1. Assurer l'entretien, la réparation et la conservation des parties communes.
  2. Planifier la propreté, la décoration et le paysagement selon les directives des administrateurs.
  3. Préparer des appels d'offres et obtenir plusieurs soumissions pour les contrats périodiques.
  4. Élaborer un plan quinquennal d'entretien et de prévention des équipements.
  5. Négocier et superviser les contrats essentiels à la maintenance.
  6. Organiser un service d'urgence disponible et superviser la qualité des interventions.

Exemples d'activités par domaine

Administration (sélection)

  1. Préparation des réunions et documentation associée.
  2. Rédaction et approbation des procès-verbaux.
  3. Tenu des registres et diffusion d'un bulletin d'information aux copropriétaires.
  4. Gestion des archives, plans, et documents officiels.

Ressources financières (sélection)

  1. Élaboration et suivi du budget annuel.
  2. Préparation des états financiers et distribution aux administrateurs.
  3. Perception des cotisations et gestion des comptes à recevoir.

Ressources matérielles (sélection)

  1. Inspection et entretien régulier des équipements et installations.
  2. Préparation des appels d'offres et sélection de fournisseurs.
  3. Plan d'entretien quinquennal et gestion des travaux majeurs.

L'expérience montre que ces éléments sont indispensables pour éviter une gestion approximative. En confiant la gestion à un gestionnaire expérimenté, la copropriété bénéficie d'économies d'échelle, d'un pouvoir de négociation auprès des fournisseurs et d'une meilleure protection de son investissement.

Gestion immobilière

Avantages

  • Gestion professionnelle et centralisée.
  • Réduction des coûts grâce à des tarifs négociés.
  • Accès à une équipe d'experts (comptabilité, juridique, technique).